Rechtspositie politieke ambtsdragers

Wat zijn de regels over het zakelijk en niet-zakelijk gebruik van een ter beschikking gestelde auto?

Een regelmatig terugkerende vraag is wat fiscaal gezien zakelijk en niet-zakelijk gebruik is. In bijlage 2 van de circulaire van 10 december 2019 is de brief uit 2007 aan de Tweede Kamer opgenomen die nog steeds maatgevend is: zakelijk is als de reis is gekoppeld aan de dienstbetrekking.

Voor burgemeesters en wethouders zijn partijbezoeken aangemerkt als ambtsgebonden en daarmee zakelijk. Als er twijfel is over de zakelijkheid van de rit, is het aan te raden die vraag voor te leggen aan de belastinginspecteur. De belastinginspecteur stelt vaak de lijst met zakelijke en bestuurlijke functies van het college vast.

In het rechtspositiebesluit wordt onderscheid gemaakt tussen zakelijk, bestuurlijk en privégebruik van de door de gemeente ter beschikking gestelde auto.

Onder zakelijk gebruik wordt alleen het fiscaal-zakelijk gebruik verstaan. Hieronder vallen ritten voor woon-werkverkeer, dienstreizen en ritten voor ambtsgebonden (“qq-“) functies.

Bij gebruik voor bestuurlijke doeleinden gaat het om ritten die voor de fiscale bijtellingsregeling als niet-zakelijk worden aangemerkt, maar die de betrokken ambtsdrager wel maakt in het kader van een andere functie of arbeidsrelatie, die naar het oordeel van het college van burgemeester en wethouders in het belang van de gemeente zijn.

Privé is het gebruik van de dienstauto voor andere doeleinden dan zakelijke of bestuurlijke aangelegenheden.

Als een dienst- of leaseauto aan één ambtsdrager ter beschikking wordt gesteld zijn er dus drie mogelijkheden voor het gebruik:

• uitsluitend zakelijk: geen forfaitaire bijtelling;
• zakelijk en bestuurlijk: de eventuele belastingheffing die voortvloeit uit de forfaitaire bijtelling wordt vergoed;
• zakelijk en bestuurlijk en "echt" privé: de eventuele belastingheffing die voortvloeit uit de forfaitaire bijtelling wordt niet vergoed en betrokkene betaalt een eigen bijdrage per maand voor de "echte" privékilometers. De zakelijke en bestuurlijke kilometers komen ten laste van de gemeente.

In bijlage 3 van de circulaire van 10 december 2019 is het bovenstaande in een stroomschema 3a verduidelijkt.

Is een rittenadministratie nodig?

Als een dienst- of leaseauto aan één ambtsdrager ter beschikking is gesteld, is een rittenadministratie vrijwel altijd nodig.

• Als de auto alleen zakelijk wordt gebruikt, is de rittenadministratie nodig voor de fiscus.
• Deze is ook nodig als de auto ″echt″ privé mag worden gebruikt. In dat geval is de rittenadministratie niet vereist voor de fiscus, maar wel voor de gemeente.
• Als de auto zowel zakelijk als bestuurlijk mag worden gebruikt, maar niet “privé″, is formeel geen rittenadministratie nodig, omdat automatisch fiscale bijtelling volgt. Het is wel goed voorstelbaar dat de gemeente met het oog op de controle toch vraagt om een volledige rittenadministratie.

Voor de berekening van de maandelijkse bijdrage van de ambtsdrager is het aantal kilometers dat noch zakelijk noch bestuurlijk is verreden van belang. Hiervoor is in beginsel alleen relevant welke ritten ″echt″ privé zijn, maar voor de controle is een volledige rittenadministratie vereist.

Wat zijn de regels over een auto voor gemeenschappelijk gebruik of auto op afroep?

Bij gebruik van een auto voor gemeenschappelijk gebruik en/of een auto op afroep is er in het rechtspositiebesluit nu maar één optie: uitsluitend zakelijk gebruik en dus geen fiscale bijtelling (mits uit de rittenadministratie blijkt of er fiscaal geen sprake is van een ter beschikking gestelde auto). Dit staat uitdrukkelijk in de tweede volzin van het tweede lid van artikel 3.2.10 van het rechtspositiebesluit.

Voor deze strikte lijn is gekozen vanwege de mogelijke fiscale gevolgen. Kort gezegd werd de mogelijkheid dat ieder lid van het college een bijtelling zou krijgen voor het gebruik van één gemeenschappelijke auto ongewenst geacht.

Onlangs is echter gebleken dat het bij gemeenschappelijk gebruik van de ter beschikking gestelde auto en/of een auto op afroep fiscaal genuanceerder kan liggen dan bij de totstandkoming van het rechtspositiebesluit werd aangenomen.

De Belastingdienst heeft een handreiking opgesteld waarin op een groot aantal aspecten van de ter beschikking gestelde auto wordt ingegaan. Zie: link. In algemene zin kan op het volgende worden gewezen.

1. Allereerst moet 'terbeschikkingstelling van een auto' gedefinieerd worden. Terbeschikkingstelling aan een ambtsdrager houdt in dat die voor kortere of langere tijd de feitelijke macht over de auto uitoefent of kan uitoefenen. Dit betekent dat de ambtsdrager niet alleen de mogelijkheid heeft de auto te (laten) besturen, maar ook kan bepalen voor welke doeleinden hij of zij de auto gebruikt. Blijft de feitelijke beschikkingsmacht over de auto bij de gemeente, dan is geen sprake van een aan de ambtsdrager ter beschikking gestelde auto. De feitelijke beschikkingsmacht blijft bij de gemeente als de werknemer de auto alleen kan gebruiken voor een gerichte opdracht van de gemeente. De vraag wie de feitelijke beschikkingsmacht heeft wordt materieel beantwoord. Dat wil zeggen dat niet de formele aspecten van belang zijn, maar dat het gaat om de realiteitswaarde van wat partijen zijn overeengekomen en om de feitelijke uitvoering daarvan.
    
2. Voor de vraag of er sprake is van een terbeschikkinggestelde auto, is bepalend of de ambtsdrager te allen tijde en onverkort ten laste van de gemeente kan beschikken over een auto. Dit kan ook gelden als die auto voor gemeenschappelijk gebruik is bedoeld. Er is namelijk ook sprake van een ter beschikking gestelde auto in fiscale zin wanneer een gemeente zorgdraagt voor één of meer auto’s voor gemeenschappelijk gebruik en daarbij de toezegging doet dat er altijd een auto op afroep bij een gecontracteerde vervoerder beschikbaar zal zijn indien die gemeenschappelijke auto(s) op een bepaald moment bezet is of zijn.

Het aantal auto’s dat een gemeente in eigen beheer heeft voor het college of het feit dat er verschillende types auto’s zijn, is in dit verband niet relevant. Indien er sprake is van verschillende typen auto’s geeft paragraaf 21.3.11, voorbeeld 4, van het Handboek Loonheffing hier de methodiek aan: de bijtelling wordt tijdsevenredig toegepast over de ter beschikking gestelde auto’s. Het gaat erom welke afspraken zijn gemaakt ten aanzien van het recht ten laste van de gemeente een auto te gebruiken, en het feitelijk gedrag (worden de afspraken ook nagekomen?).

In zo’n geval geldt dat aan de ambtsdrager fiscaal een auto ter beschikking is gesteld. In dat geval moet er een fiscale bijtelling in aanmerking worden genomen, tenzij uit de rittenadministratie van de desbetreffende auto’s blijkt dat de ambtsdrager met de auto minder dan 500 niet-zakelijke kilometers heeft gereden. In rechtspositionele zin gaat het hier om 500 bestuurlijke en/of privé-kilometers.

Indien er wel één of meer auto’s voor gemeenschappelijk gebruik zijn aangewezen maar er een bepaalde rangorde geldt of de afspraak 'wie het eerst komt, die het eerst maalt', is er géén toezegging dat er voor het desbetreffende collegelid te allen tijde een auto beschikbaar zal zijn ten laste van de gemeente. Hierbij wordt ervan uitgegaan dat het feitelijk gebruik geen terbeschikkingstelling oplevert, omdat een betrokkene in strijd met de afspraken de auto continu in gebruik heeft. In dat geval is er dus fiscaal gezien géén sprake van een ter beschikking gestelde auto en wordt er geen forfaitaire bijtelling toegepast.
Dat betekent dat per rit per persoon moet worden beoordeeld of er sprake is van een onbelaste zakelijke reis of van belast loon in natura. In dat laatste geval worden de bestuurlijke en/of privé-kilometers belast naar de werkelijke waarde van de auto op basis van het feitelijk gebruik door de ambtsdrager.

Wanneer gemeenten een goede rittenadministratie bijhouden per ambtsdrager en per auto, gekoppeld aan de agenda’s van de ambtsdragers, blijken de ongewenste fiscale complicaties te kunnen worden ondervangen. Onder die omstandigheden is er geen noodzaak voor een uitzondering ten opzichte van andere wijzen van terbeschikkingstelling van auto’s. Het voornemen is dan ook om de tweede volzin van het tweede lid van artikel 3.2.10 van het rechtspositiebesluit te schrappen. Daarmee wordt bestuurlijk en privégebruik van een gemeenschappelijke auto en/of de auto op afroep ook mogelijk, maar wel onder de gestelde fiscale voorwaarde van een sluitende rittenadministratie.

In bijlage 3 van de circulaire van 10 december 2019 is in de stroomschema’s 3b en 3c verduidelijkt wat de verschillende effecten zijn als een auto voor gemeenschappelijk gebruik wel of niet fiscaal wordt aangemerkt als een terbeschikkinggestelde auto.

Dit voornemen moet nog formeel in de regelgeving worden opgenomen. Omdat deze regelgevings-procedure tijd vergt, zal dit met terugwerkende kracht moeten gebeuren. Vooruitlopend op het formeel van kracht worden hiervan, wordt u door middel van deze circulaire geïnformeerd over de voorgenomen wijziging op dit vlak voor burgemeesters en wethouders. U kunt, voor zover van toepassing, nu al uitgaan van dit recht.

Is er overgangsrecht voor de verstrekking van ICT-middelen?

Vóór 2019 was het voor gemeenten mogelijk om aan hun politieke ambtsdragers vergoedingen te verstrekken voor het gebruik of de aanschaf van (eigen) ICT-middelen. Per 1 januari 2019 is dat niet meer mogelijk.

Sindsdien kan de gemeente voor ICT-voorzieningen (binnen de fiscale grenzen) belastingvrij "digitaal gereedschap" ter beschikking stellen. Er was geen overgangsrecht, maar bij nader inzien is dit in de circulaire van 18 februari 2019 toch aangekondigd. Dit overgangsrecht is onlangs met terugwerkende kracht tot 28 maart 2018 tot stand gebracht.

Op grond van dit overgangsrecht blijft voor de burgemeester, de wethouder, het raadslid of het commissielid de oude regeling van toepassing, zoals dat luidde voor 1 januari 2019. Dit overgangsrecht geldt voor betrokkene zolang hij of zij niet is afgetreden, ontslagen of herbenoemd, en indien hem of haar in 2018 een tegemoetkoming of een vergoeding op grond van de oude regeling is verleend. Dit overgangsrecht geldt niet als de betrokken gemeente inmiddels ter uitvoering van het nieuwe systeem al overgegaan is op de verstrekking van ICT-middelen.

Is het verplicht om ICT-middelen ter beschikking te stellen?

Er is op gewezen dat artikel 3.3.2 niet is geformuleerd als een discretionaire bevoegdheid, een zogenaamde kan-bepaling, maar dwingend zou voorschrijven dat onder alle omstandigheden ICT-middelen ter beschikking moeten worden gesteld. Op zich is het juist dat de formulering dwingendrechtelijk is, maar zoals in de circulaire is beschreven bij de toelichting op dit artikel, is terbeschikkingstelling een fiscaal begrip. Voor die terbeschikkingstelling is bepalend het noodzakelijkheidscriterium: kan het digitaal gereedschap noodzakelijk worden geacht voor de vervulling van de functie? Indien het oordeel van B&W is dat dit digitale gereedschap noodzakelijk is, dán is er geen discretionaire bevoegdheid meer en is terbeschikkingstelling verplicht.

De gemeente is dus niet op basis van deze dwingende formulering gehouden om altijd ICT-middelen te verstrekken aan alle ambtsdragers onder alle omstandigheden. Het gaat er juist om dat de gemeente de ICT belastingvrij ter beschikking moet stellen als die noodzakelijk wordt geacht voor het werk als politieke ambtsdrager.

Het verstrekken is dan alleen niet verplicht als het niet noodzakelijk is. De beslissing om al dan niet te verstrekken ten laste van de gemeente, is een afweging van de gemeente van de noodzakelijkheid en die kan verschillen per categorie functionarissen; die kan ook verschillen tussen gemeenten.

Als bijvoorbeeld een commissie slechts eenmaal per jaar bijeenkomt, is het niet snel aannemelijk dat het voor deze commissieleden noodzakelijk is dat hun hiervoor door de gemeente een computer of telefoon ter beschikking wordt gesteld. De gemeente is net als alle overheidsorganisaties gehouden om beschikbare middelen sober en doelmatig in te zetten. In tegenstelling tot de vroegere fiscale regeling ten aanzien van ICT (belaste vergoeding of verstrekking), kan tegenwoordig een belastingvrijstelling worden verkregen als het overheidsorgaan kan aantonen dat het digitale gereedschap van de ambtsdragers noodzakelijk is voor het vervullen van het ambt.

Met deze nieuwe fiscale regeling komen genoemde twee belangen samen: beschikbaarheid van ICT-voorzieningen die benodigd zijn voor het werk, tegen zo laag mogelijke kosten.

Het begrip 'digitaal gereedschap' kan fiscaal gezien redelijk breed worden uitgelegd, afhankelijk van de noodzakelijkheid in de lokale omstandigheden. Zo staat er in paragraaf 20.1.7 van het Handboek Loonheffingen, onder 'Computers, mobiele communicatiemiddelen en dergelijke apparatuur': ″Onder computers en mobiele communicatiemiddelen verstaan wij onder meer desktops, laptops, tablets, mobiele telefoons en smartphones. Simkaarten, dongels, abonnementen voor internet en telefonie en software kunnen ook vrijgesteld zijn. Een voorbeeld van ’dergelijke apparatuur’ is een organizer, een printer of een navigatiesysteem omdat deze vooral bedoeld zijn om zelfstandig te gebruiken.″

Een ander argument vóór verstrekking is de veiligheid. Natuurlijk kan geen volledige zekerheid worden gegeven dat met het ter beschikking stellen van ICT-voorzieningen de beveiliging 100% is of dat er nooit datalekken zullen ontstaan. Maar de kans is wel aanmerkelijk kleiner dan bij eigen apparatuur met mogelijk verouderde soft- en hardware. Bovendien kan het zijn dat de gemeente in dat laatste geval de regie kwijt is over de beveiliging van de stukkenstroom. Het gaat er dus om dat de gemeente als zodanig verantwoordelijk is voor de beveiliging van die verstrekte ICT-voorzieningen. Essentieel is dat de gemeente niet afhankelijk wordt van het individuele raadslid of die de eigen beveiliging op orde heeft.

Is overname van ICT-bedrijfsmiddelen verboden?

Nee, maar in de toelichting op het rechtspositiebesluit (tweede alinea. blz. 65 van Stb. 2018, 386) en de tekst in de circulaire van 28 november 2018 (blz. 34) is wel als beleid uitgedragen dat die overname ongewenst is.

Het overnemen van ICT-bedrijfsmiddelen zou de consequentie hebben dat de gemeente zich niet houdt aan de door gemeenten zelf (mede) vastgestelde Baseline Informatiebeveiliging Overheid (BIO). Deze geldt sinds 1 januari 2019. In de baseline wordt in control 8.1.4, die betrekking heeft op het teruggeven van bedrijfsmiddelen, het volgende gesteld: ″alle medewerkers en externe gebruikers moeten alle bedrijfsmiddelen van de organisatie die ze in hun bezit hebben bij beëindiging van hun dienstverband, contract of overeenkomst teruggeven."

Politieke ambtsdragers hebben gezien hun taken en verantwoordelijkheden bij uitstek veel politiek-vertrouwelijke en privacygevoelige informatie op hun ICT-bedrijfsmiddelen. Op basis van een goed onderbouwde risicoafweging kan een gemeente zelf bepalen wat passende maatregelen zijn, maar in zo'n risicoafweging moet wel nadrukkelijk de aanwezigheid van vertrouwelijke stukken op de bedrijfsmiddelen van de ambtsdragers aan de orde komen.

Worden energie en water van een ter beschikking gestelde woning vergoed?

Per 1 januari 2019 geldt artikel 3.2.8 van het rechtspositiebesluit voor de door de burgemeester of wethouder te betalen kosten voor bewoning van de ter beschikking gestelde woning. In de circulaire van 28 november 2018 is niets opgenomen over de vraag voor wiens rekening de kosten voor energie en water komen. Het voornemen is om expliciet te maken dat deze kosten ten laste komen van de gemeente.

In artikel 3.2.8 is een limitatieve opsomming gegeven van de kosten die voor rekening komen van de ambtsdrager. Die kosten zijn enerzijds de eigen bijdrage en anderzijds de voor de huurder toe te rekenen onderhoudskosten. Omdat de kosten voor energie en water tijdens de bewoning van de ter beschikking gestelde woning niet in dit artikel zijn genoemd, komen deze kosten voor rekening van de gemeente. Bovendien is het in de praktijk vaak lastig onderscheid te maken welke kosten zakelijk zijn en welke privé.

Deze vergoeding of verstrekking van energie en water vormt fiscaal loon (in natura). Er is geen norm voor dit loonvoordeel. Door in het besluit voor te schrijven dat voor de gemeente dit loonbestanddeel verplicht is aangewezen als eindheffingsbestanddeel, blijft het buiten het individuele loon en daarmee buiten het fiscale inkomen van de ambtsdrager. Daarbij wordt de formulering zo dat hier zowel de situatie onder valt dat de rekeningen direct door de gemeente worden betaald, als de situatie dat de gemeente de rekeningen vergoedt die de ambtsdrager betaald heeft.

Wat zijn de regels rondom de verblijfplaats in relatie tot de Basisregistratie Personen (BRP)?

In tegenstelling tot een kroonbenoemde burgemeester, heeft een door de commissaris van de Koning benoemde waarnemend burgemeester niet de verplichting om in de gemeente te wonen. Artikel 71, eerste lid, van de Gemeentewet waarin het woonplaatsvereiste voor de burgemeester is geregeld, geldt op grond van artikel 80 namelijk niet voor waarnemend burgemeesters.

Als de waarnemend burgemeester gebruikmaakt van een pied-à-terre in de gemeente waar hij of zij is benoemd, is het de vraag waar de burgemeester woonachtig is. Als iemand op meer dan één adres woont, schrijft artikel 1.1, onder o, van de Wet basisregistratie personen (BRP) voor dat die persoon ingeschreven staat op het adres waar hij naar redelijke verwachting gedurende een half jaar de meeste keren zal overnachten. Dit draait dus om de verwachting van de ambtsdrager. De inschrijving moet hij op die verwachting baseren.

De BRP kent geen uitzondering voor politieke ambtsdragers. Als de burgemeester niet administratief wil verhuizen uit zijn of haar huidige woonplaats, is het zijn of haar verantwoordelijkheid met het bovenstaande rekening te houden. Betrokkene moet inschatten waar hij/zij de meerderheid van de nachten zal verblijven, gezien over een half jaar. Daar kan betrokkene in de tijd mee schuiven; bijvoorbeeld door rekening te houden met vakantieperioden die betrokkene in de eigen woning zal verblijven. De burgemeester kan dus bij wijze van spreken in één week vier nachten (ma-vrij) verblijven in de gemeente waar hij of zij is benoemd, als hij of zij dit maar "compenseert" met nachten in de huidige woonplaats tot een gemiddelde dat onder de helft ligt. Het gaat hier niet om een precieze berekening, maar een verwachting waarover betrokkene zich desgevraagd kan verantwoorden.

Dit kan ook spelen voor wethouders aan wie een ontheffing is verleend op grond van artikel 36a, tweede lid, van de Gemeentewet.

Kan de presentievergoeding van commissieleden worden aangemerkt als een vrijwilligersvergoeding?

De hoogte van de vergoeding van een commissielid is dwingend vastgelegd in artikel 3.4.1 van het rechtspositiebesluit. Onder de in artikel 3.4.2 genoemde voorwaarden kan de gemeenteraad een hogere vergoeding vaststellen. De vergoeding is in principe belast. Deze is alleen onbelast als de gemeente de vergoeding voor commissieleden (onder de van toepassing zijnde fiscale voorwaarden) aanmerkt als vrijwilligersvergoeding. Bij vergoedingen die gemeenten geven voor niet-marktconforme werkzaamheden die binnen de maand- en jaarbedragen blijven, kan de fiscale vrijwilligersregeling worden toegepast. 

Deze vrijwilligersregeling is verankerd in de Wet op de loonbelasting 1964 (art. 2, zesde lid) en de Wet inkomstenbelasting 2001 (art. 3.96, onder c).

De gemeente is (voor de werkzaamheden van commissieleden) een instelling die niet onder de vennootschapsbelasting valt en kwalificeert daarmee voor het kunnen toepassen van de vrijwilligers-regeling. Met het vaste bedrag per vergadering wordt een tegemoetkoming gegeven voor alle daarmee samenhangende werkzaamheden en te maken kosten. De vergoedingen die aan commissieleden worden gegeven, betreffen vergoedingen voor werkzaamheden die zich moeilijk in een tijdsbesteding laten meten. De werkzaamheden worden ook niet beroepsmatig verricht. In het geval de vergoeding voor het commissiewerk blijft onder de gestelde grenzen, zowel die per maand als die per jaar (in 2019 in totaal € 170 resp. € 1700), kan worden gebruikgemaakt van de vrijwilligersregeling. Deze maximumbedragen gelden voor het totaal van de vergoeding voor de inzet. Als bijvoorbeeld een commissielid één maand € 300 ontvangt aan presentievergoeding en in de rest van het jaar per maand € 100, dan kan er géén gebruik worden gemaakt van de vrijwilligersregeling.

• In dit verband is de vraag gesteld of commissieleden achteraf in de problemen kunnen komen, omdat de betalingen van de afdeling P&O niet synchroon lopen met de vergaderingen. Uit navraag blijkt het volgende. Het gaat erom dat het bedrag per maand niet de € 170 overschrijdt en dat er in het gehele kalenderjaar niet meer wordt betaald dan € 1700. Het kan dus best dat de betaling ter zake van een vergadering in een andere maand wordt uitbetaald, maar de hoogte van het in die maand betaalde bedrag mag niet meer zijn dan € 170. Zeker als een betaling van een hoger bedrag in een maand structureel gebeurt (bv. de gemeente betaalt standaard per kwartaal de vergoeding van € 100 per vergadering terwijl er één vergadering plaatsvindt per maand (dus eenmalig per kwartaal € 300), kiest de gemeente er kennelijk voor om niet gebruik te maken van de vrijwilligersregeling en is de vergoeding dus belast.
• Deze maxima gelden ook voor het totaal aan vrijwilligersvergoedingen van betrokkene. Per persoon kan in een jaar dus maximaal € 170 per maand en € 1700 per jaar aan vrijwilligersvergoedingen worden ontvangen.
• Als het betrokken commissielid uitsluitend deze vergoeding krijgt, kan deze onder de gestelde voorwaarden worden aangemerkt als vrijwilligersvergoeding en is deze niet belast voor de loon- en inkomstenbelasting. Gemeenten kunnen dan hun commissieleden de zekerheid geven dat als de grensbedragen van zowel € 170 per maand en € 1700 per jaar niet worden overschreden, de commissievergoedingen onbelast zijn.
• De commissieleden kunnen deze vergoedingen en verstrekkingen zonder inhouding van loonbelasting en premie voor de volksverzekeringen netto ontvangen van de gemeente. De vergoedingen maken dan ook geen onderdeel uit van het belastbare inkomen van het commissielid en hebben daarmee ook geen consequenties voor een eventuele inkomensafhankelijke toelage of een huur- of zorgtoeslag. Vrijwilligersvergoedingen worden ook niet verrekend met een eventuele bijstandsuitkering.
• Als een gemeente ervoor kiest om voor de presentievergoeding gebruik te maken van de vrijwilligersregeling, heeft het geen meerwaarde dit vast te leggen in een verordening. De vrijwilligersvergoeding betreft namelijk de uitvoering van fiscale regelgeving. Als blijkt dat niet wordt voldaan aan de fiscale voorwaarden, is er geen sprake van een vrijwilligersvergoeding. De gemeente kan wel betrokkenen melden dat het ernaar streeft om gebruik te maken van de vrijwilligersregeling maar of aan de fiscale voorwaarden is voldaan, kan pas achteraf worden bekeken op basis van het aantal vergaderingen en de daaraan gekoppelde presentievergoedingen.

Kunnen jaarvergoedingen in gedeelten worden toegekend?

In het rechtspositiebesluit en de rechtspositieregeling worden ook bedragen genoemd per jaar of per periode. Een voorbeeld van het eerste is artikel 3.1.10 (tegemoetkoming ziektekostenverzekering), een voorbeeld van het tweede is de toelage voor de rekenkamerfunctie. Indien de gemeente dat wenst, bijvoorbeeld om uitvoeringstechnische redenen, kunnen deze bedragen ook in gedeelten worden uitbetaald, bijvoorbeeld per maand.

Dit is een andere situatie dan die van artikel 3.1.9. Daar gaat het om de vaststelling van een vergoeding naar rato, in de situatie van een kortere 'diensttijd'. Deze paragraaf gaat over de manier van uitbetaling van een bedrag dat als zodanig niet verandert. Het in artikel 3.1.10 bedoelde totaalbedrag mag dus ook per maand worden uitbetaald; het in artikel 3.1.9 bedoelde bedrag niet.

Is er een vergoeding voor woon-werkverkeer van raads- en commissieleden binnen de gemeente?

Voor woon-werkverkeer van raads- en commissieleden is een vaste (netto) vergoeding per maand mogelijk, conform de in paragraaf 21.1.2 van het Handboek loonheffingen vermelde systematiek. Dit geldt ook voor werknemers die minder dan vijf keer per week reizen. Dit is een fiscale mogelijkheid. Er hoeft geen gebruik van te worden gemaakt.

De regeling geldt uitsluitend voor de loonheffingen. Dus voor werknemers, maar ook voor raadsleden en commissieleden, die samen met de gemeente voor het toepassen van het loonheffingsregime hebben gekozen (fictieve werknemers).

Deze systematiek voor woon-werkverkeer is niet mogelijk voor raads- en commissieleden die niet geopteerd hebben voor het loonbelastingregime. Voor de belastingheffing zijn die namelijk resultaatgenietenden. Voor hen gelden bij de aangifte inkomstenbelasting de bepalingen van het winstregime.

De gemeente heeft bij het uitbetalen van reiskostenvergoedingen aan raads- en commissieleden die niet geopteerd hebben, alleen een meldingsplicht van de uitbetaalde bedragen. De raads- en commissieleden moeten zelf de vergoedingen als winst verantwoorden en kunnen de werkelijke kilometers tegen 19 cent per km als kostenpost bij de winstberekening opnemen. Dit is een direct gevolg van de keuze die betrokkene heeft gemaakt ten aanzien van zijn of haar fiscale status. Deze oplossing was overigens ook al mogelijk voor burgemeesters en wethouders.

Wanneer is er sprake van een dienstreis?

Of een burgemeester, wethouder raads- of commissielid een bepaalde reis aanmerkt als een dienstreis, is zijn of haar eigen verantwoordelijkheid. Betrokkene moet motiveren waarom hij of zij deze reizen declareert als zijnde reizen ten behoeve van de functie. Natuurlijk kunnen declaraties gebundeld worden aangeleverd om de administratieve afhandeling te vereenvoudigen, maar dit doet niet af aan de motiveringsplicht per reisbeweging.

Ook het feit dat er geen gezagsverhouding bestaat tussen gemeente en raads- of commissieleden, doet er niet aan af dat het raads- of commissielid op grond van de rechtspositionele regels moet aantonen dat de gedeclareerde reiskosten gemaakt zijn ten behoeve van de functie. Dat aantonen is niet de verantwoordelijkheid van de gemeente. De gemeente moet voor de loonheffingen als inhoudingsplichtige wel aan de fiscus aannemelijk kunnen maken dat die reiskosten zakelijk waren, wil de vergoeding ervan onbelast kunnen geschieden. Daarbij mag zij in beginsel uitgaan van de motivering van de ambtsdrager, tenzij die erg onwaarschijnlijk is of in strijd met de regels. De gemeente toetst dus marginaal.

Wat zijn de regels rondom dienstreizen van raads- en commissieleden binnen de gemeente?

Voor dienstreizen (reizen in verband met de vervulling van de functie) is bewust gekozen voor een vergoeding per reis en niet voor een forfaitair bedrag. Een forfaitair bedrag zou arbitrair zijn voor wat in wezen een onkostenvergoeding is voor reizen die betrokkene maakt in verband met de functie.

Voor de dienstreizen van raadsleden en wethouders binnen de gemeente bestaat dus geen andere mogelijkheid dan het declareren. Alleen burgemeesters hebben de mogelijkheid van artikel 3.7 van de regeling Rechtspositie decentrale politieke ambtsdragers: de keuze tussen declareren of een vaste vergoeding (die via de werkkostenregelingssystematiek in de loonheffing wordt betrokken).

Wat zijn de regels voor buitenlandse dienstreizen?

Voor buitenlandse dienstreizen is niet iets specifieks geregeld in het rechtspositiebesluit. In de kern zijn deze reizen niet wezenlijk anders dan andere dienstreizen. Ook is hier niet onderscheidend of er sprake is van een reis naar het buitenland met een vliegtuig of met een ander vervoermiddel.

Er zijn wel specifieke, praktische aandachtspunten bij buitenlandse dienstreizen, maar deze vloeien vooral voort uit integriteitsoverwegingen en praktische uitvoering. Deze zijn benoemd in de Handreiking integriteit van politieke ambtsdragers bij gemeenten, provincies en waterschappen.Kernpunten hierbij zijn:

• Een buitenlandse reis valt onder de algemene bestuurskosten, mits de reis een functioneel karakter heeft. Van belang is dat over de bestuurlijke noodzaak en het functionele belang van een dienstreis in alle openheid vooraf besluitvorming plaatsvindt en dat achteraf verantwoording wordt afgelegd. Bij de afweging is het van belang het tijdstip, het tijdsbeslag en de omvang van de delegatie te betrekken. Aanbevolen wordt dat het college steeds expliciet een beslissing neemt over de buitenlandse reis en daarvan in detail melding maakt aan de raad.
• Aanbevolen wordt om aan het begin van een bestuursperiode een toetsingskader voor dienstreizen op te stellen en dat te bespreken. Plannen voor dienstreizen kunnen dan hieraan worden getoetst.
• Is de functionaliteit van de reis aangetoond, dan horen de in redelijkheid gemaakte reis- en verblijfkosten (inclusief eventuele benodigde vaccinaties vooraf) voor rekening te komen van de gemeente. Kan de functionaliteit niet worden aangetoond, dan komen de kosten voor eigen rekening.
• Bekostiging, geheel of gedeeltelijk, van buitenlandse reizen door derden wordt in beginsel afgewezen. Dit kan anders zijn, bijvoorbeeld bij de uitnodiging voor een bezoek aan een partnergemeente. Openheid hierover is wel een voorwaarde.
• Het is van belang om afspraken te maken over gedragsregels in verband met buitenlandse reizen, zoals over meereizende partners en verlenging van de reisduur. De lijn is dat meereizen van partners, mits vooraf gemeld, onder nader te bepalen voorwaarden is toegestaan, maar dat de kosten geheel voor eigen rekening komen. De kosten kunnen alleen voor rekening van de gemeente komen als de aanwezigheid van de partner tijdens de reis noodzakelijk is voor de behartiging van het overheidsbelang. Een andere uitzondering is als de partner expliciet door de buitenlandse gastheer/-vrouw is uitgenodigd.
• Verlenging van de reisduur voor privédoeleinden wordt afgeradem. Mocht dit zich echter bij uitzondering voordoen, dan is melding vooraf gewenst. De extra reis- en verblijfkosten komen in dat geval geheel voor eigen rekening. Als richtlijn kan de regel worden gehanteerd die bij de rijksoverheid geldt: een buitenlandse reis mag met maximaal 72 uur privétijd op eigen kosten worden verlengd.

Wat zijn de regels voor de vergoeding van parkeerkosten?

Met ingang van het nieuwe rechtspositiebesluit worden sommige parkeerkosten vergoed. Er wordt in dit verband onderscheid gemaakt tussen parkeerkosten bij dienstreizen en parkeerkosten bij woon-werkverkeer of privéritten. Ook is van belang om wat voor soort auto het gaat; een eigen auto of een ter beschikking gestelde auto.

Bij gebruik van de eigen auto komen parkeerkosten wel voor vergoeding in aanmerking als er sprake is van dienstreizen, maar niet bij woon-werkverkeer of privéritten.

In beginsel zijn afzonderlijke vergoedingen voor parkeergelden belast, omdat daarnaast ook € 0,19 per kilometer wordt vergoed. Deze parkeervergoedingen worden bij de werkgever belast, omdat zij op grond van artikel 3.2.10, zesde lid, en artikel 3.3.8, onder g, van het besluit in de eindheffing worden betrokken.

Bij zakelijke ritten met een ter beschikking gestelde auto worden parkeergelden door de fiscus aangemerkt als "intermediaire kosten". Dit betekent dat het gaat om kosten die de werknemer maakt ten behoeve van de werkgever, of kosten die samenhangen met het zakelijk gebruik ten behoeve van de werkgever. Vanwege dit zakelijke karakter komen deze parkeergelden niet ten laste van de ambtsdrager, maar van de gemeente.

In de Gemeentewet wordt onderscheid gemaakt tussen financiële en niet-financiële voorzieningen. Niet alleen dit (overigens al decennia bestaande) onderscheid, maar ook de fiscale regelgeving hebben hun weerslag op de behandeling van de parkeervoorzieningen. Het antwoord op de vraag of een parkeervoorziening nu wel of niet kan worden vergoed of ter beschikking worden gesteld, kan daarom afhankelijk van de situatie nogal verschillen. Om deze reden worden hieronder verschillende varianten toegelicht.

• Specifieke parkeerplaatsen die voor burgemeester, wethouders, raads- en commissieleden zijn aangewezen bij het gemeentehuis, zijn parkeervoorzieningen.
• Wanneer die parkeerplaatsen door de gemeente ter beschikking worden gesteld voor woon-werkverkeer of dienstreizen, is dit in principe niet in strijd met het vereiste van de Gemeentewet dat er een juridische grondslag moet zijn voor geldelijke voorzieningen voor politieke ambtsdragers. Zolang er geen sprake is van vergoedingen ten laste van de gemeente aan die ambtsdragers, is er geen sprake van een geldelijke vergoeding die in strijd is met de artikelen 44, 66 en 99 van de Gemeentewet. De parkeerplaatsen worden aangemerkt als bedrijfsvoeringskosten van de gemeente en zijn daarmee onderdeel van de werkplek.
• Als er sprake is van het ter beschikking stellen van een inrijkaart voor een parkeerplaats in een openbare parkeergarage, of van een beleidslijn dat de ambtsdrager de bonnetjes van een dergelijke parkeerplaats vergoed krijgt waarvoor een niet-ambtsdrager wel moet betalen, dan is er sprake van een vergoeding voor de ambtsdrager. Als er dan sprake is van woon-werkverkeer (voor raads- en commissieleden om vergaderingen bij te wonen), is die inrijkaart of die declaratie van dat bonnetje een vergoeding die uitdrukkelijk is uitgesloten. Voor dienstreizen kunnen deze wel worden vergoed.

Wat zijn de regels voor parkeerplaatsen?

Als de gemeente parkeerplaatsen voor woon-werkverkeer ter beschikking wil stellen aan raads- en commissieleden, moet dat in een verordening worden opgenomen en moet deze worden goedgekeurd door Gedeputeerde Staten. Dan is namelijk artikel 99, tweede lid, van de Gemeentewet van toepassing. Voor burgemeester en wethouders hoeft dat niet omdat hun aanspraken voortvloeien uit het rechtspositiebesluit en niet uit een verordening.

Het bovenstaande sluit naadloos aan bij de fiscaliteit van het verstrekken of vergoeden van een parkeervoorziening bij de werkplek ingeval van woon-werkverkeer. In artikel 21.10.1 van Het Handboek Loonheffing staat bij 'Uw werknemer reist met een eigen vervoermiddel': "gebruiken uw werknemers een parkeerplaats of garage op uw bedrijfsterrein? Dan maken deze deel uit van de werkplek. Deze parkeervoorziening is onbelast (nihilwaardering). Gebruiken uw werknemers een parkeerplaats in de omgeving van de werkplek? Dan maakt deze ook deel uit van de werkplek als u verantwoordelijk bent voor die parkeerplaats. Dat wil zeggen dat een werknemer u met succes aansprakelijk kan stellen als door uw nalatigheid bijvoorbeeld zijn auto beschadigd raakt. In dat geval mag u deze parkeergelegenheid onbelast ter beschikking stellen. Kan de werknemer u niet met succes aansprakelijk stellen, dan is het ter beschikking stellen van de parkeergelegenheid belast. Dat zal het geval zijn bij het beschikbaar stellen van een parkeerplaats in een openbare betaalde parkeervoorziening."

Is er een vergoeding voor het gebruik van de fiets?

In het kader van de totstandkoming van het rechtspositiebesluit is op tafel geweest of voor het reiskostenpakket zou worden aangesloten bij het fiscale regime. Er is toen, mede vanwege budgettaire overwegingen en de omvang van het al voorliggende pakket van de vereenvoudiging van het toenmalige reiskostensysteem, besloten hiervan af te zien. Het gebruik van de fiets voor de functie van politieke ambtsdrager komt dus niet voor vergoeding in aanmerking.

Er is bij de introductie van genoemd reiskostenpakket afgesproken dat dit pakket in 2020 zal worden geëvalueerd. Bij die evaluatie zal de rechtspositie onder meer worden bezien op duurzaamheidsaspecten. In dat kader zal een eventuele fietsvergoeding ook weer op tafel liggen.

Worden OV-kaarten vergoed?

De kosten van openbaar vervoer komen integraal voor vergoeding in aanmerking. De vorm waardoor dit wordt aangetoond, is daarbij niet relevant. Er zijn tegenwoordig heel veel varianten van het vroegere treinkaartje, zoals een OV-kaart, een Business card of een Shuttle-kaart.

Voorop staat dat de kosten via openbaar vervoer van zakelijke reizen voor de gemeente (woon-werkverkeer en dienstreizen) worden vergoed door de gemeente. Daarbij is het uitgangspunt de werkelijke gemaakte kosten. Welke kaart wordt aangeboden, is een afweging die bij de verstrekker hoort.

Het meest eenvoudig is dat de gemeente een OV-kaart, en dat kan een Businesscard zijn, ter beschikking stelt aan de ambtsdrager en dat de ambtsdrager deze kaart uitsluitend gebruikt voor zakelijke reizen voor de gemeente. Het is dan aan betrokkene te bepalen of hij of zij een of andere kortingskaart koopt of houdt voor privéreizen.

Ingeval van een dienstauto is het recht op de andere reiskostenvergoedingen uitgesloten in het negende en tiende lid van artikel 3.2.10.

Wordt een OV-fiets vergoed?

Het gebruik van de OV-fiets hangt zodanig samen met het openbaar vervoer dat in zijn verschillende varianten wordt vergoed, dat de kosten hiervan ook voor vergoeding in aanmerking komen als kosten van openbaar vervoer.

Het gebruik van de OV-fiets is wezenlijk anders dan het in paragraaf 10 genoemde gebruik van de eigen fiets. De OV-fiets wordt de ambtsdrager namelijk vergoed in het kader van voor- en natransport tijdens het per openbaar vervoer afleggen van het woon-werkverkeer of een dienstreis.

Wordt het gebruik van een motor vergoed?

Voor het gebruik van de motor is in tegenstelling tot het gebruik van de eigen auto geen expliciete grondslag. Het voornemen is dit gebruik gelijk te stellen in artikel 3.1, eerste lid, onder b, van het Regeling rechtspositie decentrale politieke ambtsdragers. In veel regelingen zijn deze twee al gelijkgesteld en er is geen reden om daar op dit punt van af te wijken.

Dit voornemen moet nog formeel in de regelgeving worden opgenomen. Omdat deze regelgevings-procedure tijd vergt, zal dit met terugwerkende kracht moeten gebeuren. Vooruitlopend op het formeel van kracht worden hiervan, kunt u, voor zover van toepassing, al uitgaan van dit recht.

Hoe kun je als zieke of zwangere volksvertegenwoordiger/dagelijks bestuurder een geneeskundige verklaring krijgen?

Volksvertegenwoordigers en dagelijks bestuurders van provincies, gemeenten of waterschappen die zich willen laten vervangen bij ziekte of zwangerschap/bevalling, hebben een geneeskundige verklaring nodig. 

U kunt in dat geval in aanmerking komen voor verlof (bestuurder) of tijdelijk ontslag (volksvertegenwoordiger). U kunt dan tijdelijk vervangen worden en zelf de benodigde rust nemen. Bovendien heeft vervanging geen consequenties voor stemverhoudingen en worden partijgenoten die het werk anders over zouden moeten nemen, niet extra belast. De precieze regelgeving staat in artikel X 10 Kieswet (volksvertegenwoordigers) en de artikelen 44 Provinciewet, 45 Gemeentewet en 41a Waterschapswet (bestuurders).

Om voor verlof of tijdelijk ontslag in aanmerking te komen, heeft u op grond van de wet een geneeskundige verklaring van een arts nodig, waaruit blijkt:

• dat u langdurig ziek bent en dat niet aannemelijk is dat u binnen acht weken uw werkzaamheden weer kunt hervatten, of
• dat u zwanger bent, met vermelding van de verwachte bevallingsdatum. 

Een dergelijke verklaring hoeft niet ingewikkeld te zijn. Een voorbeeld van een geneeskundige verklaring kunt u hier downloaden.

Volgens het Rechtspositiebesluit decentrale politieke ambtsdragers moeten gemeenten (artikel 2.3.5), provincies (artikel 3.3.5) en waterschappen (artikel 4.3.5) voor hun bestuurders en volksvertegenwoordigers bedrijfsgeneeskundige zorg regelen. U kunt zich dus voor een geneeskundige verklaring tot deze arts wenden, maar u mag ook naar een andere arts. U kunt ook uw eigen behandelend arts vragen om een geneeskundige verklaring af te geven, maar niet iedere behandelend arts is daartoe bereid. Bij zwangerschap mag de verklaring ook afgegeven worden door een verloskundige.